La visioconférence (ou vidéoconférence), objet de curiosité lors de l’exposition universelle de Bruxelles en 1958,  est fonctionnelle depuis les années 1990 au sein des entreprises multinationales : devenue commode pour mettre en relation des acteurs distants, et complètement opérationnelle depuis la mise en place des lignes de réseaux internet  haut débit que sont les 4 puis 5G,  la pandémie du COVID-19 a accéléré la donne, motivant le législateur a prendre des dispositions à court terme pour que les assemblées générales puissent se tenir.

Rappelons que l’assemblée générale annuelle est au terme de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 « appelée à voter le budget prévisionnel (..) dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent ». Chaque année, ce sont ainsi plus de 368 000 assemblées qui se tiennent en France afin de délibérer sur la comptabilité (budget et dépenses), sur les travaux et contrats d’entretien courants et le vote de travaux ou de procédures exceptionnels.

La pandémie du COVID-19 a eu pour conséquence l’impossibilité de la tenue des assemblées générales prévues au printemps 2020 en raison du confinement de la population française.

COVID-19 : les assemblées générales évoluent

Après la promulgation de l’état d’urgence sanitaire, deux premières ordonnances, celles des 25 mars puis celle n°2020-460 du 22 avril 2020 sont venues renouveler la durée des mandats de syndic dont le terme était échu depuis le 12 mars au 23 juillet 2020 ; pour les immeubles concernés, l’ordonnance prévoyait un délai maximal de huit mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, soit jusqu’au 21 mars 2021.  L’ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020 est finalement revenu sur ce délai convenant d’une date fixe pour la tenue des assemblées reportées : celle du 31 janvier 2021.

Quoiqu’il en soit, les conditions sanitaires et la distanciation actuelle imposées étant ce qu’elles sont, la visioconférence est apparue comme étant un outil pratique autant que sécurisant. Rappelons que c’est la loi ELAN qui avait posé le cadre technique par son article 211 « les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification » (article 17-1 A de la loi du 10/07/1965).

Le décret n°2019-650 du 27 juin 2019 est venu préciser les premières modalités d’application : est devenue possible « la visioconférence, l’audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique garantissant que l’identité des participants soit vérifiée. La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l’initiative du syndic ou du conseil syndical, et le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts ». « Pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, retransmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations ». « Le copropriétaire qui souhaite participer à l’assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique en informe par tout moyen le syndic 3 jours francs au plus tard avant la réunion de l’assemblée générale ».

Si l’on cherche à résumer le décret du 27 juin, il apparait donc les obligations suivantes :

  • En premier lieu, l’identité des participants – les copropriétaires – se doit d’être certaine – cette obligation lève tout de suite le doute qui était peut-être possible sur l’usage des outils du data cloud tels que Zoom, Teams ou Skype ; en effet, le copropriétaire doit être en mesure d’accéder au service moyennant un accès vérifié certifiant son identité et interdisant toute falsification possible.
  • Ensuite, la décision est prise sur la base de devis présentés par le syndic ou le conseil syndical, et le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts : cela signifie que le devis proposant la solution informatique doit préalablement être voté en assemblée générale – une première assemblée doit dont se réunir pour statuer sur le devis et sur le montant du budget à appeler, avant que la visioconférence puisse être opérationnelle lors d’une prochaine assemblée, une opération en deux temps Or la plupart des assemblées générales n’ont pas été en mesure de voter le principe de la visioconférence puisque le décret autorisant cette mesure était paru après les dites assemblées (le 27 juin).
  • Enfin, l’outil doit permettre de retransmettre les voix ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations : l’outil devra donc être en mesure de capturer les votes de manière électronique, puis d’afficher les résultats en simultané, sous forme de comptage ou de graphiques (camemberts par exemple).

A période exceptionnelle, mesures exceptionnelles : bien conscient de la difficulté à tenir le calendrier imposé par ses ordonnances et à suivre les préconisations techniques du décret du 27 juin, l’ordonnance du 20 Mai 2020 est venue au secours des syndics, assouplir la méthode.

Par dérogation aux dispositions du premier alinéa de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, et jusqu’au 31 janvier 2021, l’ordonnance permet aux syndics de dispenser tous les copropriétaires de se rendre physiquement à l’assemblée générale. Pour cela, elle les autorise à recourir soit à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification, soit au vote par correspondance (article 13 3°).

Désormais, le syndic peut ex nihilo décider du choix du logiciel informatique sans en référer au conseil syndical ni présenter le devis en assemblée générale : le choix ainsi fait est conservé jusqu’à ce que l’assemblée générale se prononce (dérogation à l’article 13-1 du décret de 1967).

Par dérogation aux dispositions de l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965, lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible, il est permis au syndic d’admettre que les décisions du syndicat des copropriétaires seront prises au seul moyen du vote par correspondance.

Enfin, dans l’hypothèse où l’assemblée a déjà été convoquée, il est prévu que le syndic qui a décidé de dématérialiser l’assemblée doit en informer au moins 15 jours avant la date prévue, les copropriétaires, par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information (article 13,3°).

Visioconférence : quels avantages ?

Les avantages de la visioconférence sont en train de bouleverser les méthodes de tenue des assemblées générales par les syndics : exit le procès-verbal rédigé au stylo à bille, bienvenue au numérique participatif permettant souplesse, rigueur et rapidité au syndic et aux copropriétaires pour prendre les décisions relatives à la gestion de leur immeuble ; en moyenne, il faut compter sur 15 minutes par résolution. En ce début juillet, les cabinets d’administration de bien sont encore peu nombreux à exploiter le potentiel de la visioconférence.  Il faudra probablement compter sur un temps d’adaptation, avant tout financier, et les plus petits cabinets auront de plus grandes difficultés à tenir le cap, si la crise économique annoncée s’avère réellement douloureuse.

Néanmoins, la modernisation des outils de gestion des assemblées générales aura des répercussions sur l’ensemble de la profession : les outils déployés sont optimisés et permettent l’utilisation du cloud aux copropriétaires. Bientôt, l’application du tout numérique permettra une interactivité plus grande et un lien relationnel renforcé entre le syndic et les copropriétaires. Ce ne peut être que positif. 

Amis copropriétaires, à vos claviers !

 

Claire Bessalem

Gestionnaire d’immeuble et rédactrice du site www.vivreencopropriete.fr