La vérification des comptes et annexes, une étape indispensable

A l’aube de la promulgation de l’ordonnance qui va réformer la copropriété, l’actualité fait couler beaucoup d’encre sur les pouvoirs du Conseil syndical. Profitons-en pour parler de la vérification des comptes, étape indispensable qui donne son sens à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, récemment amendé par la loi ELAN : « Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion ».

Alors, à quoi sert la vérification des comptes ?

En premier lieu, il faut savoir que les comptes de l’exercice clos seront soumis au vote de la prochaine assemblée générale. Cette obligation découle littéralement de l’article 18 II « (le syndic doit) établir le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical, les comptes du syndicat et leurs annexes, les soumettre au vote de l’assemblée générale et tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat ».

L’article 11 du décret de 1967, modifié par le décret n°2004-479 du 27 mai 2004 impose au syndic de joindre à la convocation de l’assemblée, d’une part l’état financier du syndicat et son compte de gestion générale, présenté avec le comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé. D’autre part le projet de budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté.

Le conseil syndical en application de l’article 21 de la loi de 1965 a donc vocation à contrôler les documents, factures et annexes comptables présentés. Enfin, rappelons aussi que le syndic se doit de tenir à la disposition de tous les copropriétaires «  les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs, les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci » (article 18-1).

Le sujet est donc sérieux. Mais en pratique, comment ces obligations se traduisent-elles ? A l’heure de l’extranet et la numérisation des pièces comptables, il faut avouer que le pointage est bien plus pratique. Sur les grosses copropriétés toutefois, le grand nombre de factures et la complexité des rubriques de charges spéciales imposeront aux conseillers syndicaux de se déplacer jusqu’aux locaux du syndic.

Alors, y-a-t-il une méthode pour pointer les charges et vérifier les ventilations ?

Le plus habile sera certainement de partir du relevé général des dépenses de l’exercice antérieur : il sera moins fastidieux de ventiler les charges spéciales en ayant à l’appui les contrats – pas toujours bien référencés – de l’année N-1.

Il faudra également faire attention à prendre en considération les ordres de service déjà émis par le syndic, ayant engagé le syndicat, tandis que les factures ne sont pas encore reçues à la date de clôture des comptes. Pour rappel, nous sommes en comptabilité d’engagement, ce qui signifie que les charges ou produits doivent être pris en compte dès leur engagement, indépendamment de leur règlement. Autre élément essentiel, la comptabilité des copropriétés est en partie double depuis le 1/01/2007 : la balance doit donc être  l’équilibre, et si elle ne l’est pas, c’est qu’une écriture fait défaut.

Quels sont les documents à demander à votre syndic ?

• Les factures : lesquelles doivent être codifiées, datées et indiquer la contrepartie comptable.
• Le Grand Livre : comme le journal, ce document parfois volumineux reprend toutes les écritures se rapportant à l’exercice, classées par comptes et sous comptes.
• La balance : elle présente l’ensemble des soldes des comptes, à la date de clôture.
• Le compte 40 : son contrôle est très utile ; il présente les factures réglées aux fournisseurs par le syndic. Théoriquement, les factures sont payées dans les 60 jours maximum, et au-delà, on peut s’inquiéter des délais trop longs du syndic.
• Les comptes 45 : lesquels sont ceux des copropriétaires débiteurs : attention aux comptes débiteurs de plusieurs trimestres, pour lesquels le syndic doit être en mesure de justifier d’actions en recouvrement amiable ou judiciaire.

Pour finir, les annexes comptables seront éditées en vue de l’assemblée générale, après la vérification des comptes. Elles permettent un rapide aperçu de la situation de l’immeuble et de pointer les éventuels dysfonctionnements :

• L’annexe 1 : elle est une photographie de la situation financière du syndicat, après répartition des charges.
• L’annexe 2 : elle détaille les produits (recettes) et les charges (dépenses) en les présentant par nature de dépense ou de recette selon les numéros des comptes de la nomenclature comptable.
• L’annexe 3 : elle distingue les opérations courantes du budget prévisionnel de l’exercice
• L’annexe 4 : elle distingue les travaux et opérations exceptionnelles se situant hors budget prévisionnel et réalisés à la clôture de l’exercice.
• L’annexe 5 : elle retrace les opérations comptables qui correspondent aux travaux de l’article 14-2 hors budget prévisionnel et les opérations exceptionnelles non clôturées à la date de la fin de l’exercice (et permet donc de vérifier l’avancée des travaux entre les étapes de vote, paiement et réalisation).
• L’annexe 6 : elle présente les copropriétaires débiteurs et créditeurs
• L’annexe 7 (facultative) : elle permet au copropriétaire de se rendre compte du solde qui lui sera réclamé (ou restitué) si l’assemblée générale ordinaire de sa copropriété approuve les comptes de l’exercice.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour réaliser un contrôle des comptes approfondi, et rendre compte de votre travail devant les copropriétaires le jour J !

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